Renvois, réponses automatiques et filtres de messagerie

Ce que vous obtenez : que l’e-mail arrive là où il doit arriver même si vous êtes en vacances, que ventas@ se termine dans votre boîte aux lettres habituelle, et que ce qui ne vous intéresse pas soit séparé.

Avant de commencer

Les trois choses sont dans le menu E-mail et les trois ont besoin d”un boîte aux lettres déjà créée (Créer une boîte e-mail). Si vous n’en avez pas, le panneau vous le dit : « Tout d’abord, créez une boîte aux lettres dans Mail ».

Et une distinction qui évite les ennuis :

Alias - une adresse qui n’existe pas vraiment et qui délivre dans une boîte aux lettres. Elle ne prend pas de place ni de compte pour votre quota de boîtes aux lettres.
Renvoi - l’e-mail qui arrive à une adresse est également livré à une autre, qui peut être extérieure (votre Gmail, par exemple).

Un renvoi

E-mail → Transferts de courriel → Nouveau transfert.
Depuis - l’adresse que vous recevez. Elle doit provenir d’un de vos domaines de e-mail.
Vers - où allez-vous ? S’il y en a plusieurs, un par ligne.
Créer le transfert.

Une réponse automatique

E-mail → Réponses automatiques → Nouvelle réponse automatique.
Choisissez la boîte aux lettres, écrivez l”objet et le message.
Créer la réponse.

Écrivez le message en pensant à qui il va être lu : dites quand vous revenez et à qui écrire en attendant. Et n’oubliez pas de le retirer à votre retour, car il ne s’éteint pas automatiquement.

Un filtre

E-mail → Filtres de messagerie → Nouveau filtre.
Choisissez boîte aux lettres, donnez-lui nom et une ordre - les filtres s’appliquent de haut en bas.
Oui : l’expéditeur, le destinataire, le sujet ou le texte du message, contient ce que vous écrivez.
Alors : déplacer dans le dossier, renvoyer, marquer comme lu ou supprimer.
Dans Dossier ou adresse, entrez le dossier si vous le déplacez, ou l’adresse si vous le renvoyez. Pour les autres actions, laissez-le vide.

Comment vérifier que tout fonctionne

Envoyez un e-mail de test depuis un autre compte qui remplit la condition, et voyez où il se termine. Un filtre que personne n’a testé n’est un filtre qui un jour mange un e-mail important.

Problèmes courants

« L’adresse d’origine doit être l’une de vos propres domaines de e-mail »: Vous ne pouvez renvoyer l’e-mail que depuis vos propres domaines. Si le domaine vous appartient mais ne s’affiche pas, c’est qu’il n’a pas encore de domaine de messagerie créé : écrivez-nous et nous le créerons.
Le renvoi fonctionne mais les e-mails arrivent dans la boîte de spam de Gmail: C’est normal dans les renvois : l’e-mail arrive sur Gmail depuis notre serveur et non depuis l’expéditeur original, ce qui brise sa vérification. Marquez ceux qui arrivent comme « pas de spam » quelques fois, ou mieux encore, lisez directement le boîte aux lettres avec IMAP au lieu de le renvoyer.
Alias ou renvoi ? Je ne sais pas lequel je veux: Si vous voulez qu’une nouvelle adresse tombe dans un boîte aux lettres qui existe déjà, alias. Si vous voulez envoyer une copie à une adresse extérieure, je vous renverrai. Si vous voulez accéder à cette adresse séparément, avec votre mot de passe, alors c’est une boîte aux lettres.
J’ai mis une réponse automatique et répondez également au spam: C’est inévitable avec toute réponse automatique. Ne donnez pas de données supplémentaires dans le texte - ni de numéros de téléphone personnels ni l’adresse de personne - car cela finira entre les mains de ceux que vous ne voulez pas.
Mon filtre ne fait rien: Réfléchissez à deux choses : l’ordre - si un filtre plus haut a déjà déplacé l’e-mail, le vôtre ne le voit pas - et que la condition soit un texte qui sort vraiment dans l’e-mail, pas ce que vous pensez que le sujet met.
Un filtre me supprime des e-mails que je voulais vraiment: Changez l’action d’enlever en déplaçant dans un dossier. « Supprimer » est définitif et il n’y a pas de poubelle qui vaille la peine ; déplacer permet toujours de revenir en arrière.
Je veux que deux personnes lisent la même adresse: Créez un alias pour les deux boîtes aux lettres, ou un renvoi avec les deux adresses, une par ligne. Si vous voulez également répondre depuis cette adresse, alors un boîte aux lettres partagée est nécessaire.
J’ai supprimé le renvoi et il continue d’arriver: Regardez s’il y a également un filtre avec l’action « Renvoyer » dans cette boîte aux lettres : ce sont deux sites différents et le filtre survit à la suppression du renvoi.